Hướng dẫn quản lý Người dùng (Users) trong Microsoft Teams

Có lẽ trải qua giai đoạn đại dịch Covid thì Microsoft Teams đã và đang trở thành những người bạn thân thiết đối với giáo viên và cả nhân viên văn phòng, trở thành những trợ lý đắc lực trong công việc của chúng ta. Nhưng không phải ai cũng biết cách để quản lý nó một cách hiệu quả. Trong bài viết này Cẩm nang dạy học sẽ hướng dẫn các bạn cách quản lý người dùng trong Microsoft Teams.

Truy cập từ trang quản trị Microsoft 365 > Admin center > Teams. Hoặc truy cập bằng đường dẫn: https://admin.teams.microsoft.com/

Bạn có thể quản lý cài đặt hội thảo âm thanh, các chính sách được gán cho chúng, số điện thoại và các tính năng khác cho những người sử dụng Teams và Skype for Business trong tổ chức của bạn.

1. Chỉnh sửa các chính sách của người dùng:

Sau khi đăng nhập vào trung tâm quản trị của Microsoft Teams:

  1. Bạn bấm chọn Users
  2. Chọn tất cả hoặc chọn người dùng mà bạn muốn điều chỉnh chính sách người dùng.
  3. Bấm chọn Edit Settings
  4. Tiến hành điều chỉnh các chính sách phù hợp với mong muốn quản lý của bạn.
  5. Bấm Apply để áp dụng.

2. Xem thông tin người dùng, lịch sử hoạt động và chính sách người dùng.

Ngoài cách điều chỉnh chính sách người dùng ở trên, nếu bạn cần điều chỉnh từng người bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn này.

Tại danh sách người dùng, bạn bấm chuột vào người dùng mà bạn đang muốn xem thông tin, khi đó sẽ xuát hiện bảng sau:

  • Accout: Thông tin tài khoản người dùng
  • Voice: Lịch sử cuộc gọi thoại
  • Meetings & Calls: Lịch sử cuộc họp và video calls
  • Policies: Các chính sách người sử dụng, tại đây bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh được các chính sách cho người dùng bằng cách bấm vào nút Edit.

3. Quản lý Nhóm trong Teams

Mange teams (Quản lý nhóm): Bạn có thể tạo mới Nhóm, chỉnh sửa thông tin Nhóm, thiết đặt các quyền trong cuộc trò chuyện và kênh.

Tại trang của của Teams Admin center bạn bấm chọn Teams

Để tạo mới 1 nhóm bạn chọn Add

Để sửa nhóm bạn chọn nhóm cần sửa và chọn Edit

Trong phần sửa nhóm bạn cần chú ý thêm các tùy chọn sau

  • Edit sent messages: Cho phép sửa tin nhắn đã gửi đi hay không
  • Delete sen messages: cho phép xóa tin nhắn đã gửi hay không
  • Add or edit channels: Cho phép thêm hoặc sửa các kênh hay không
  • Add, edit and remove tabs: cho phép thêm sửa xóa các tab hay không
  • Add edit and remove connectors: cho phép thêm, sửa, xóa các kết nối hay không
  • Add edit and remove apps: cho phép thêm, sửa, xóa các app hay không
  • Add and edit private channels: cho phép thêm và sửa các kênh riêng tư hay không

Để lưu trữ nhóm bạn chọn các nhóm cần lưu trữ và bấm chọn Archive

Để xóa nhóm bạn chọn các nhóm cần xóa và bấm chọn biểu tượng Delete

4. Teams polices (Chính sách nhóm)

Chính sách nhóm được sử dụng để kiểm soát những cài đặt hoặc tính năng sẵn có cho người dùng khi họ đang sử dụng các nhóm và kênh. Bạn có thể sử dụng chính sách Chung được mặc định cho tất cả các người dùng hoặc tạo một Chính sách riêng cho một hoặc một nhóm người dùng.

  • Tạo mới Chính sách nhóm: Tại menu Teams bạn chọn Teams Policies (chính sách Teams) để thiết lập thêm chính sách nhóm mới.
    • Khám phá các nhóm riêng tư: Nếu bật chức năng này, người dùng có thể tìm kiếm các nhóm riêng tư và có thể yêu cầu được tham gia vào các nhóm đó.
    • Tạo kênh riêng: Nếu bật chức năng này người dùng có thể tự tạo mới kênh riêng tư.
  • Gán gửi dùng vào chính sách nhóm
    • Chọn chính sách nhóm mà bạn cần gán người dùng
    • tìm người dùng cần gán từ cửa sổ hiện ra phía bên phải màn hình.

Trên đây là một vài chia sẻ rất cơ bản về quản lý người dùng và một số chính sách trong Microsoft Teams, hy vọng sẽ giúp các bạn hiểu thêm về Microsoft Teams

Cẩm nang dạy học